Polityka prywatności aplikacji Venus i komunikacji WhatsApp

Ostatnia aktualizacja: 23 września 2026 r.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

VENUS JAN GRABOWSKI / Centrum Venus
ul. Paderewskiego 4k
56-400 Oleśnica
Polska

E-mail: centrumvenus@op.pl
Telefon: 71 721 88 00
Strona internetowa: https://centrumvenus.pl

Niniejsza polityka dotyczy danych przetwarzanych w związku z korzystaniem z usług Centrum Venus, aplikacji Venus, systemu rezerwacji oraz komunikacji prowadzonej za pośrednictwem WhatsApp.

2. Jakie dane możemy przetwarzać

W zależności od sposobu kontaktu i korzystania z naszych usług możemy przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko,
• numer telefonu,
• adres e-mail,
• nazwę profilu WhatsApp,
• treść wiadomości wysyłanych i otrzymywanych przez WhatsApp,
• informacje dotyczące rezerwacji wizyt,
• datę i godzinę wizyty,
• wybraną usługę,
• wybranego pracownika,
• informacje dotyczące zmiany lub odwołania wizyty,
• historię kontaktu z Centrum Venus,
• informacje techniczne niezbędne do prawidłowego działania systemu, np. identyfikatory wiadomości, status dostarczenia wiadomości, datę i godzinę komunikacji,
• inne dane przekazane dobrowolnie przez klienta podczas rozmowy lub korzystania z usług.

Nie prosimy klientów za pośrednictwem WhatsApp o podawanie danych, które nie są potrzebne do obsługi zapytania lub realizacji usługi.

3. W jakim celu wykorzystujemy dane

Dane mogą być wykorzystywane w celu:

• odpowiadania na pytania klientów,
• prowadzenia komunikacji przez WhatsApp,
• umawiania wizyt,
• zmiany lub odwoływania wizyt,
• potwierdzania rezerwacji,
• przypominania o zaplanowanych wizytach,
• identyfikacji klienta w systemie Venus,
• łączenia rozmowy z istniejącą kartą klienta,
• prowadzenia historii wizyt i kontaktu,
• obsługi reklamacji i innych zgłoszeń,
• zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania aplikacji Venus,
• zapobiegania nadużyciom i błędom technicznym,
• wykonywania obowiązków prawnych ciążących na administratorze.

W przypadku korzystania z funkcji opartych na sztucznej inteligencji treść wiadomości może być automatycznie analizowana w celu zrozumienia pytania klienta, przygotowania propozycji odpowiedzi, wyszukania odpowiedniej usługi lub terminu oraz usprawnienia obsługi rezerwacji.

W sytuacji, w której automatyczna obsługa nie będzie w stanie prawidłowo rozpoznać prośby klienta, rozmowa może zostać przekazana pracownikowi Centrum Venus.

4. Podstawy prawne przetwarzania

Dane przetwarzamy w zależności od sytuacji na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy przetwarzanie jest konieczne do wykonania usługi lub podjęcia działań na żądanie klienta przed jej wykonaniem, np. przy umawianiu wizyty,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przetwarzanie jest konieczne do wykonania obowiązków prawnych,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w ramach prawnie uzasadnionego interesu Centrum Venus, w szczególności w zakresie obsługi klienta, prowadzenia historii kontaktu, zabezpieczenia systemu oraz dochodzenia lub obrony roszczeń,
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – jeżeli w konkretnym przypadku przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

RODO wymaga m.in. wskazania celu, podstawy prawnej, odbiorców danych oraz zasad ich przechowywania.

5. WhatsApp i Meta

Centrum Venus korzysta z platformy WhatsApp Business należącej do Meta.

W związku z komunikacją przez WhatsApp dane techniczne i treść komunikacji mogą być przetwarzane przez podmioty należące do grupy Meta zgodnie z zasadami obowiązującymi w usługach WhatsApp Business.

Aplikacja Venus może komunikować się z usługą WhatsApp poprzez oficjalny interfejs WhatsApp Business Platform / Cloud API.

Do systemu Venus mogą być przekazywane w szczególności:

• numer telefonu nadawcy,
• nazwa profilu,
• treść wiadomości,
• identyfikator wiadomości,
• data i godzina wiadomości,
• informacje o jej dostarczeniu, odczytaniu lub błędzie.

6. Dostawcy usług technicznych

W celu zapewnienia działania aplikacji Venus możemy korzystać z zewnętrznych dostawców usług technologicznych, w szczególności:

• Meta / WhatsApp – komunikacja WhatsApp,
• Google Cloud / Firebase – hosting, baza danych, funkcje serwerowe oraz infrastruktura aplikacji,
• Twilio – obsługa komunikacji WhatsApp w okresie korzystania z tej integracji,
• dostawców usług sztucznej inteligencji, jeżeli funkcja AI jest wykorzystywana do obsługi wiadomości lub rezerwacji.

Podmioty te mogą przetwarzać dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług technologicznych i zgodnie z obowiązującymi zasadami ochrony danych.

W przypadku gdy dostawca przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, transfer odbywa się zgodnie z mechanizmami przewidzianymi przez obowiązujące przepisy o ochronie danych.

7. Sztuczna inteligencja

Venus może korzystać z narzędzi wykorzystujących sztuczną inteligencję do wspomagania obsługi klienta.

AI może być wykorzystywana m.in. do:

• rozpoznania intencji wiadomości,
• przygotowania propozycji odpowiedzi,
• określenia rodzaju usługi, której szuka klient,
• wyszukania dostępnych terminów,
• pomocy w procesie rezerwacji.

Nie wykorzystujemy treści rozmów do podejmowania wobec klienta decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób automatyczny.

Klient może w każdej chwili poprosić o kontakt z pracownikiem Centrum Venus.

8. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy przez okres niezbędny do:

• realizacji i obsługi wizyt,
• prowadzenia relacji z klientem,
• zapewnienia ciągłości historii rezerwacji,
• obsługi reklamacji i roszczeń,
• wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Po ustaniu celu przetwarzania dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że przepisy prawa wymagają ich dalszego przechowywania.

Dane przetwarzane na podstawie zgody mogą być przetwarzane do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.

9. Prawa użytkownika

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje – w przypadkach określonych przez przepisy – prawo do:

• dostępu do swoich danych,
• uzyskania kopii danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• wycofania udzielonej zgody,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Jak zażądać usunięcia danych

Każdy użytkownik może zażądać usunięcia danych przetwarzanych w związku z aplikacją Venus lub komunikacją WhatsApp.

W tym celu należy wysłać wiadomość e-mail na:

centrumvenus@op.pl

W tytule wiadomości można wpisać:

„Usunięcie danych – Venus”

W wiadomości należy podać informacje pozwalające nam ustalić, jakiego konta lub numeru telefonu dotyczy żądanie.

Po potwierdzeniu tożsamości osoby składającej żądanie dane zostaną usunięte bez zbędnej zwłoki, o ile ich dalsze przechowywanie nie jest wymagane przez prawo albo nie jest konieczne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Złożenie wniosku o usunięcie danych jest bezpłatne.

Ta sekcja jest szczególnie ważna dla Meta – ich wymagania przewidują łatwo dostępną i jasno opisaną drogę żądania usunięcia danych.

11. Bezpieczeństwo

Stosujemy odpowiednie środki organizacyjne i techniczne mające na celu ochronę danych przed:

• dostępem osób nieuprawnionych,
• utratą,
• przypadkowym usunięciem,
• zmianą,
• nieuprawnionym ujawnieniem.

Dostęp do systemu Venus mają wyłącznie uprawnieni użytkownicy, zgodnie z przypisanymi rolami i zakresem dostępu.

12. Komunikacja marketingowa

Wiadomości marketingowe i promocyjne są wysyłane wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna do ich wysłania.

Wycofanie zgody marketingowej nie wpływa na możliwość otrzymywania wiadomości niezbędnych do realizacji wizyty, np. potwierdzenia rezerwacji lub informacji dotyczącej zmiany terminu.

13. Zmiany polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w przypadku zmian:

• funkcjonalności Venus,
• sposobu prowadzenia rezerwacji,
• wykorzystywanych dostawców technologicznych,
• przepisów prawa,
• zasad platformy WhatsApp lub Meta.

Aktualna wersja polityki będzie zawsze dostępna na stronie internetowej Centrum Venus.